직장인의 Excel 뽀개기 – 유용한 기능 Excel Tip 1 (Print)

▣ 직장인의 Excel 뽀개기 – 유용한 기능 Excel Tip 1 (Print)

 

◎    이번 포스팅부터는 유용한 Tip들을 지속적으로 올릴 예정입니다. Excel을 사용할 때, 알면 유용한 기능들을 위주로 다룰 예정이고, 여러가지 발생 할 수 있는 문제들을 해결할 수 있는 Tip들도 같이 다루도록 하겠습니다. 그럼, 오늘은 엑셀의 데이터를 출력(Print)할 때 유용한 tip들을 보도록 하겠습니다.

 

1.     Print View (프린트 보기)

-       제가 자주 사용하는 기능 중 하나인데, 데이터를 출력하기 전 각 페이지 모습을 미리 볼 수 있게 해 줍니다.

-       상단 메뉴에서 View(보기) 에서 Page break preview (페이지 미리보기)를 선택하시면, 아래와 같이 총 몇 페이지가 나오게 되는지, 어느 부분의 데이터가 다음 페이지로 넘어가게 되는지, 데이터(숫자, 문자)의 크기가 커서 출력 시에 안 나오게 되는지 점검을 할 수 있습니다.

-       아래 보시면 파란색 점선부분이 Border line (페이지 넘어가는 경계선) 인데, manual(수동)으로 이 점섬을 움직여서 출력 화면을 조정할 수도 있고, 페이지 레이아웃에서 Margins을 통해서 미리 set up을 하여 조정을 할 수도 있습니다.

-       저는 주로 수동으로 이 점선을 조정하여 될 수 있으면 한 페이지 데이터가 모두 나오도록 하여 출력을 하고 있습니다. 

Print View ( 프린트 보기 )

 

2.    선택한 부분만 출력하기

-       데이터의 양이 많을 경우, 가끔은 내가 원하는 부분만 출력하기를 원할 때가 있습니다. 하지만, 보통의 데이터를 작성할 때, Header 부분이 있는데, 이 부분도 같이 출력을 하기 원할 때 다음 기능을 사용하시면 됩니다.

-       먼저, Page layout 에서 Print Titles를 선택한 후, sheet 탭에서 반복할 row (행)을 선택하시면 됩니다.(page layout의 기능에 대해서는 다음에 또 포스팅 할 예정입니다.)

-       이렇게 하면 선택 영역이 한 페이지가 아닌 여러 페이지가 출력되더라도, 위에서 선택한 반복할 행은 지속적으로 출력되게됩니다.

-       그러고 나서, Print -> Print selection을 하신 후 출력을 하시게 되면 선택한 부분과 함께 set up 한 반복 Header부분도 같이 출력되게 됩니다.

선택한 부분만 출력하기 1

선택한 부분만 출력하기 2

 

선택한 부분만 출력하기 3

3.     열 또는 행 고정하기

-       View(보기) 메뉴에서 Freeze panes(열 또는 행 고정하기) 를 선택하시면, 아래와 같이 3가지 옵션이 나오게 되는데, 모두 열 또는 행을 고정하는 기능입니다.

-       Freeze Panes: 선택한 부분을 기준으로 행과 열을 고정해줍니다.

-       Freeze Top Row: 맨 위의 첫번째 행만 고정이 됩니다. 보통 Header라고 불리는 부분입니다.

-      Freeze First Column: 맨 왼쪽이 엑셀에서는 첫번째 열이 됩니다. 이 부분이 고정이 되게 됩니다.

열 또는 행 고정하기

 

출처: https://support.microsoft.com/

 

◈ 지난 팬데믹 때는 비대면 회의가 많아 출력할 일이 그리 많지는 않지만, 요즈음 다시 대면 회의도 늘어나고, 제출할 서류를 미리 검토할 경우 출력을 자주 하게 됩니다. 이럴 때 알아두면 유용한 tip입니다. 앞으로 유용한 엑셀 Tip 시리즈를 포스팅하려고 합니다. 다른 궁금하신 내용이 있으시면 언제든지 댓글로 알려주시고, 행복한 하루 보내세요. 

 

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