직장인의 Excel 뽀개기 – 유용한 기능 Excel Tip 9 (Subtotal)

▣ 직장인의 Excel 뽀개기 – 유용한 기능 Excel Tip 9 (Subtotal)

 

◎    오늘은 간단하면서도 아주 유용한 기능인 subtotal에 대해 알아보려고 합니다. 함수를 이용하여 할 수도 있지만, 간단한 마우스 클릭으로도 함수를 사용하는 것 이상의 빠른 결과를 볼 수 있고 다양하게 활용 할 수 있습니다. Subtotal 의 기능과 더불어 다양하게 활용 할 수 있는 방법을 알아 보도록 하겠습니다.

 

1.     Subtotal (중간 합계)

-       우리가 알고 있듯이, Sum은 모든 항목의 값들의 합계를 나타내는 반면, Subtotal은 각 항목별 값들의 합을 나타냅니다. 말보다는 예시가 빠르기에 아래 예시를 보면서 소개하도록 하겠습니다.

-       아래와 같이 City, Region, Gas Price 가 있는데, City를 주요 항목으로 하여 subtotal을 나타내 보도록 하겠습니다.

-       먼저, City항목을 sort 기능으로 정리를 하여, 같은 항목끼리 모아줍니다. 

Subtotal ( 중간 합계 )

-       그리고 데이터 -> Subtotal  선택하시면 아래와 같이 팝업창이 나오는데, 우리는 City를 기준 항목으로 Gas price의subtotal을 구하려고 하기에 아래와 같이 선택하여 ok 를 눌러주면 아래 오른 쪽 그림과 같이 City의 각 항목에 따른 subtotal 값이 나오게 됩니다.(노란색 부분)

-       Subtotal 값이 있는 부분 C3, C6, C9, C11,C13,C15,C17 부분을 보게 되면 Subtotal 함수가 적용 되어 있음을 할 수있습니다.

-       아래 예시에서는 City를 기준항목으로 하였지만, B column의 Region 을 기준항목으로 하여도 됩니다. 또한 Subtotal이 아닌, Average, count, Max 등 다양한 함수의 기능을 사용 할 수 있습니다. 데이터 -> Subtotal 누르신 후, 팝업창에서 Use function 을 눌러 보시면 다양한 함수의 기능들이 나오는데, 원하시는 함수를 누르시면 subtotal이 아닌 원하시는 함수로 계산이 되어 나타나게 됩니다.

 

Subtotal ( 중간 합계 )1

 

2.     Subtotal 활용1

-       위의 예시의 그림에서 보셨듯이, 맨 왼쪽에 1,2,3 의 숫자가 나오며 뭔가 알 수 없는 선들과 함께 ‘-‘ 표시가 나옵니다. 바로 subtotal의 함수를 적용함과 동시에 각각 기준항목에 대한 그룹이 설정 된 것입니다.

-       즉 1은 최 상위 그룹이고, 2은 그 하위 그룹, 3은 맨 마지막 하위 그룹입니다. 현제 기준 항목과 함께subtotal이 보이는 모습 ‘3’ 그룹의 모습이고, 2번을 누르게 되면 아래와 같이 subtotal 값만 나오게 되며, 1번은 최 상위 그룹으로 Grand total 값만 나오게 됩니다.

-       이를 잘 활용하여 여러 항목의 데이터들을 손쉽게 subtotal 값만 추출할 수도 있습니다.

Subtotal  활용 1

3.     Subtotal 활용2

-       Filter (필터링) 를 사용하여 다양한 항목의 Subtotal 값을 나타낼 수도 있습니다.

-       위의 예시에서 Atlanta와 Chicago 2개 의 항목에 대한 subtotal 값을 보기 원한다면, 필터를 이용하여 Atlanta와Chicago 를 선택하게 되면 아래와 같이 자동으로 subtotal 값이 적용이 되어 맨 아래 Grand total 부분에 나오게 됩니다. 또한 중간에 일부 항목을 제외 해도, 제외한 값을 적용하여 subtotal값을 보여주게 됩니다. 만약 subtotal이 아닌, sum 으로 하였을 경우, 에러가 나거나 필터를 적용하여 일부 항목만 선택하였을 경우, 적절하게 표현을 못하는 경우가많습니다.

Subtotal  활용 2

 

◈ 엑셀의 유용한 기능 7으로 Flash fill 와 자동 채우기에 대해서 알아보았습니다. 엑셀에서 작업을 하실 경우 가급적 많은 양의 데이터를 다룬다는 전제로 하시면서 하나하나 기능을 익혀가면, 스스로 만족감과 자존감이 높아지는 경험을 하게 될 것이라 믿어 의심치 않습니다. 오늘도 행복한 하루 보내세요. 

 

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